Hur anmäler man in VFU-platser?

Här beskrivs de olika stegen när man anmäler in platser

Alla VFU-platser fördelas via denna hemsida

Alla platser som är tillgängliga för studenter att göra VFU på måste anmälas in via denna hemsida. Platserna fördelas sedan via lottnig baserat på studenternas önskemål. Det går alltså inte att som apotek vika en plats för an viss student. Det går inte heller att som student själv leta reda på ett apotek - om ni blir kontaktade av någon av våra studenter som vill göra praktik hos just er ombeds ni hänvisa dem till denna sida, eller ansvarig vid lärosätet. Det enda ni kan göra för att möjliggöra för studenten att göra VFU hos er är att se till att anmäla in platser för rätt studentkategori och period.

Manual Apoteksfarmaci (för apotek) (pdf)

Registrera apoteket

För att kunna anmäla in VFU-platser måste apoteket först registreras på sidan. Detta görs av kedjans praktiksamordnare (se under "Kontakta din samordnare" för kontaktuppgifter). Apotek som inte tillhör någon kedja ombeds kontakta någon av de ansvariga vid lärosätena. 

När apoteket har registrerats får varje apotek får en uppsättning inloggningsuppgifter till sidan. Användarnamnet är en e-postadress, den ska inte vara personlig  (och kan inte finnas inlagd på någon handledare eller apotekschef) utan bör vara en funktionsadress som både chef och  handledare har tillgång till. Det är viktigt att ni kollar adressen regelbundet så att ni inte missar viktig information från lärosätena angående VFU och hemsidan. Genom att flera har tillgång till inloggningsuppgifterna minskas sårbarheten om handledare eller chef slutar eller byter apotek.

Glömt lösenord?

Gå till Logga in, och klicka sen på ”Glömt lösenordet?”  För att återställa ditt lösenord behöver du ange e-postadressen för apotekets konto. Du kommer sedan få ett mail med instruktioner om hur du går tillväga för att skapa ett nytt lösenord.

När kan man anmäla in platser?

Platser till vårterminen anmäls normalt in i juli-augusti, medan platser till höstterminen anmäls in första halvan av mars.  När det är möjligt att anmäla in platser till kommande termin ser man det under "Mitt apotek” genom att det går att koppla sig till en tillgänglig termin. I annat fall står det ”Ej tillgänglig för anmälan”. Man kan också se datum för platsanmälan, studentanmälan samt anmälan till återbudskö.


Platsanmälan steg-för-steg

Grundtanken är att apoteken själva rapporterar in platser direkt i systemet, men kedjorna kan också välja att platserna läggs in centralt. Kontakta er praktiksamordare för information om hur just er kedja jobbar.

1. Logga in på sidan och gå till ”Mitt apotek”.

2. Under "Tillgängliga terminer", klicka på den blå rutan ”Lägg till” 

3. I nästa steg, klicka på ”Platsanmälan”. Därefter kommer man till sidan där man gör själva platsanmälan (se bild nedan). Här fyller ni i:

A. Hur många studenter ni max kan ta emot sammanlagt under hela terminen

B. Vilka perioder ni kan ta emot studenter samt om ni kan ta emot fler än en per period/kategori

  • Period 1= första halvan av terminen
  • Period 2= andra halvan av terminen
  • Period 3= HELA terminen
  • OBS! Notera att alla kategorier inte nödvändigtvis är aktuella en viss termin (se längre ner på sidan)! T.ex. finns i dagsläget ingen kort apotekarpraktik period 1 (startar vt-20), och den korta apotekarpraktiken period 2 gäller enbart under höstterminer. Notera också att ”Apotekare” för period 3 innefattar både A10 och farmaceuter med utländsk examen som går kompletteringsutbildning.

C. Vem som ska vara handledare för respektive plats som ni anmäler in. Man kan antingen söka bland befintliga handledare i systemet (på namn, epost eller personnummer) eller skapa en ny handledare.

 

OBS! Om apoteket bara kan ta emot EN student totalt under terminen måste ni själva prioritera om det ska vara en student som går hela terminen (d.v.s. period 3; apotekare termin 10 eller kompletteringsutbildning) ELLER en student som går ena halvan av terminen (d.v.s. period 1 eller period 2, receptarie eller apotekare termin 5/6). Däremot går det fortfarande bra att fylla i en (1) student både period 1 och 2, systemet känner av att man bara kan ta emot EN av perioderna och kommer bara att placera EN student på apoteket (se exempel sist i manualen).

Kan ni ta emot sammanlagt två eller fler studenter under terminen finns flera tänkbara alternativ, se exemplen sist i manualen. Notera också att man kan välja ”och” ELLER ”eller” inom period 1 och period 2.


Anmäla nya handledare

Apotek kan endast registrera nya handledare under steget ”Platsanmälan”. Detta görs genom att klicka på rutan ”Skapa handledare”. Samtliga uppgifter i fönstret som kommer upp måste fyllas i. Systemet känner av personnumret så att man inte kan skapa dubbletter.

När en ny handledare har lagts in skickas ett mail till den angivna epostadressen med instruktioner hur man gör för att aktivera handledaren. Notera att alla handledare måste ha gett samtycke till att vi sparar deras personuppgifter!

För att kunna handleda måste man ha genomgått handledarutbildning, och datum för detta måste finnas inlagt i systemet för att man ska kunna koppla personen till en viss plats. Detta kan endast göras av universitetsadministratörer. Om man som apotek skapar en ny handledare måste man därför kontakta sin praktiksamordnare som i sin tur kontaktar universiteten så att personen kan preliminäranmälas till kommande utbildningstillfälle (syns i systemet genom att datum för kommande tillfälle har lagts in). Först därefter går det att koppla personen till en viss plats – det kräver alltså lite framförhållning!

Ej utbildad handledare som inte får någon student kan troligen inte erbjudas plats på nästkommande grundutbildningstillfälle, och datumet kommer att strykas. Det innebär att personen finns kvar i systemet men proceduren med att lägga till datum måste göras om nästkommande termin. 

Det kan också finnas handledare i systemet som har genomgått handedarutbildning men där datum ännu inte har lagts in. Om ni inte hittar någon som borde finnas i systemet, kontakta kedjans praktiksamordnare.


Perioder och studentkategorier

Terminen är indelad i två perioder, period 1 respektive period 2. Period 3 omfattar period 1 PLUS period 2. Nedan följer en sammanfattning över vilka studentkategorier och från vilka lärosäten som gör VFU respektive period under hösttermin samt vårtermin.

Hösttermin


Period 1

Första halvan av
 terminen

Period 2

Andra halvan av
 terminen

Period 3

Hela terminen

Receptarier, termin 6 (R6)

GU, LnU

GU, LnU, UU


Apotekare, termin 5 (A5)


GU


Apotekare, termin 6 (A6)

UU (från ht-20)



Apotekare, termin 10 (A10)



UU

Kompletteringsutbildning (KU2)



UU


Vårtermin


Period 1

Första halvan av
 terminen

Period 2

Andra halvan av
 terminen

Period 3

Hela terminen

Receptarier, termin 6 (R6)

GU, LnU, MaU, UmU

GU, LnU, MaU, UmU, UU


Apotekare, termin 5 (A5)




Apotekare, termin 6 (A6)

UU (från vt-20)



Apotekare, termin 10 (A10)



GU, UmU*, UU

Kompletteringsutbildning (KU2)



GU, UU

* ej hela terminen

Förkortningar lärosäten:

GU         Göteborgs universitet

LnU        Linnéuniversitetet (Kalmar)

MaU      Malmö universitet (programmet upphört men troligtvis studenter på VFU vt-20)

UmU      Umeå universitet

UU         Uppsala universitet

KaU        Karlstad universitet (programmet upphört, ev. kvarvarande studenter läser via GU)